-

Ketterä Welado Osa 3 - Projektitiimit toiminnan ytimessä

Tervonen Matti
Tervonen Matti
Toimitusjohtaja

Yksi ketteröittymismatkamme suurimmista kysymyksistä on siis ollut, miten voimme auttaa projektitiimejämme suoriutumaan työstään mahdollisimman hyvin ja entistä paremmin? Jotta pystyimme vastaamaan tähän, täytyi meidän ensin määritellä projektitiimien tehtävät ja niiden onnistumiseen vaikuttavat tekijät.
 

 

Projektitiimien pääpaino on asiakkaan arvokokemuksessa


Kehityksen aikaisissa keskusteluissa projektitiimien tärkeimmäksi tehtäväksi nousi luonnollisesti esille asiakkaalle arvon tuottaminen. Asiakkaan kokema arvo puolestaan koostuu mielestämme ainakin asiakaspalvelusta - siis vuorovaikutuksesta, kohtaamisista, kommunikaatiosta - sekä asiantuntijuuden laadusta. Muita asiakas- ja projektikohtaisia arvotekijöitä pitää puolestaan miettiä projektikohtaisesti: Onko asiakkaalle tässä projektissa tärkeää nopealla aikataululla suoriutuminen, kustannustehokas suoriutuminen, erityisen laadukas yhteistyö ympäröivään yhteiskuntaan vai kenties ympäristöarvot tai oman toiminnan kehitys? Nämä teemat eli, asiakkaan arvontuoton ymmärtämisen sekä asiakaspalvelu- ja asiatuntijakokemukset tiivistimme, palveluiden laaduksi. Palvelulaatu on projektitiimiemme ensimmäinen teema.

Mikä saa tiimin tuottamaan laadukasta palvelua? Toki asiantuntevat ja riittävät resurssit ovat tärkeät. Näiden järjestely tiimille on johdon tehtävä. Sen lisäksi koko weladolaisuuden ydin perustuu uskoon siitä, että asiakas saa parasta, kun palvelua tuottavat ihmiset voivat hyvin. Hyvinvoivat ihmiset ovat motivoituneita ja voivat antaa parastaan. Näin ollen ihmisten ja tiimin hyvinvointi nousi projektitiimien toiseksi teemaksi.

Edellisten lisäksi, projektitoiminnan täytyy toki olla taloudellisesti tervettä. Hinnat on kirjattu jo tarjousvaiheessa, minkä vuoksi projektien tärkeimmäksi taloudelliseksi tehtäväksi jää järkevä suoriutuminen asiakkaan antamissa puitteissa ja sopimusteknisissä raameissa. Käytännössä tämä tarkoittaa pitkälti fiksua resurssointia, mikä nostettiin kolmanneksi teemaksi projektien tavoitteisiin. Ajattelemme, että ei ole tiimien tehtävä keskittyä liikaa talouteen, vaan on johdon murhe miettiä asiaa tästä näkökulmasta.

 

Valmentaja johdosta jokaisen projektitiimin avuksi


Koska projektityö on liiketoimintamme ja menestyksemme ytimessä, päätimme, että jokainen projektitiimi saa johdosta oman valmentajan. Tiimin valmentajan tehtävä on auttaa ja sparrailla projektipäällikköä ja tiimiä: auttaa heidät työssään alulle, tukea toteutuksen edetessä, raivata esteitä tiimin onnistumisen tieltä (kuten resurssipula, asiantuntija-avun tarve, fiilis- ja hyvinvointihaasteet, taloudellinen menestys). Valmentaja on pikalinkki johdon tukeen, ja johto toimii tiimien henkilökohtaisina tukihenkilöinä. Se, miten paljon tiimi valmentajaa tarvitsee, vaihtelee tiimikohtaisesti.

Kehitystyön aikana mietimme, mitkä ovat projektitiimien suurimmat kompastuskivet. Mihin tiimit voisivat erityisesti kaivata apua ja tukea. Ensimmäisenä tunnistimme siirtymisen tarjousvaiheesta projektin toteutukseen. Usein eri henkilöt tekevät tarjouksia ja toteuttavat projekteja. Näin ollen tarjouksen laskennan perusteet ja sisällöt eivät aina välity toteuttavalle tiimille tarpeeksi hyvin. Me emme myöskään voi tällä hetkellä ja nykyisillä markkinoilla muodostaa vakiotiimejä, jotka jatkaisivat aina edellisen loputtua uuteen projektiin samalla kokoonpanolla. Tiimi räätälöidään aina projektikohtaisesti. Näin ollen projektin alku on yleensä työläs ja voi aiheuttaa epävarmuutta tiimissä, kun samanaikaisesti otetaan selvää toimeksiannon tarkemmasta sisällöstä, tarvittavasta työstä, tehdään projektille suunnitelmaa ja jaetaan tehtäviä. Toisaalta samalla tiimiydytään ja opitaan tuntemaan toisia. Psykologisen turvallisuuden kehittyminen tiimissä on erinomaisen tärkeää, jotta tiimin jäsenet voivat tehdä työnsä hyvin, ilmaista mielipiteensä ja kehittyä sekä yhdessä että yksilöinä.

 

Kick-off varmistaa tiedonkulun ja tiimiytymisen


Projektitiimien alkuvaiheen tueksi kehiteltiin valmentajien fasilitoima kick-off työpaja -konsepti. Työpajassa käydään läpi projektin raamit ja saatetaan projektitiimi alulle nimenomaan ihmiskeskeisestä näkökulmasta.

Kick-offissa tiimit miettivät myös oman työnsä merkityksellisyyttä asiakkaan, tiimiläisten ja Weladon ison kuvan näkökulmasta. Tiimiläiset pohtivat omia tavoitteitaan projektilla, sekä asettavat yhdessä yhteiset tavoitteet ja toimintatavat tiimille. Lisäksi tiimiläiset miettivät tiimin vahvuuksia henkilöprofiilien ja keskustelun perusteella, ja listaavat asioita, joihin voisivat projektin aikana tarvita tukea.

Alla aloitusvalmennuksen, eli kick-offin kanvaasi, joka tiivistää tavoitteemme tilaisuudelle.

 

Kick-offissa voidaan hyödyntää valmista Miro-pohjaa ja ennakkotehtäviä. Toisaalta pohjaa voi muokata, karsia tai tehdä kokonaan uuden ja paremmin tiimille soveltuvan. Kokemuksia kick-offeista on vielä rajallisesti, mutta palaute on ollut positiivista. Esimerkiksi isännöinnin tiimimme piti kick-offin valmentajan johdolla välireflektointina, ja tuloksena syntyi paljon arvokasta ymmärrystä.

 

Projektitiimien menestyksen tukena palveluiden verkkokauppa Lasse


Tiimien menestystä ei suinkaan kuitenkaan tue ainoastaan valmentaja tai johto. Muiden menestysten mahdollistamiseen osallistuvat kaikki weladolaiset. Itse asiassa kautta Weladon historian yksi suurinta kiitosta henkilöstöltämme saanut asia on juuri kollegoiden avuliaisuus. Kasvaneessa organisaatiossa ongelmaksi nousi kuitenkin oikeiden asiantuntijoiden löytyminen aina kulloiseenkin tarpeeseen. Sen vuoksi osana ketteröitymistä halusimme tehdä osaamisen ja avun organisaatiossamme näkyväksi, luoda yhteyksiä ja verkostoa ja saattaa oikeat ihmiset yhteen. Tehdä projektien onnistumisen tuki näkyväksi ja helposti ”tilattavaksi”. Tässä meitä auttaa LaaS-työkalu Lasse, jonne on kerätty erilaisia projektitiimien apupalveluita:

  • asiantuntijapalveluita kuten ”rakennushankkeen luvat”, ”Y-kioski” eli ympäristöasiantuntija-apua, ”tietomalliapua” tai ”hankeviestinnän tuki”
  • tukipalveluita kuten ”laatutuki tiimille”, ”kehitysideoiden fasilitointi”, ja ”tiimin fiiliksen nostatus”
  • lisäksi laadimme jokaisesta weladolaisesta osaamisprofiilin, josta selviää, millaisissa asioissa kukin osaa kollegoitaan auttaa.


Kun jokaisen asiantuntijan ja tiimin tehtävä on auttaa toisiaan menestymään, tiimit saavat aina parhaan asiantuntija-avun käsillä olevaan haasteeseen. Tiimimme saavat siis hyödynnettyä koko organisaatiomme asiantuntemuksen projektinsa hyödyksi. Näin asiakkaamme saa aina kaikkien weladolaisten osaamisen käyttöönsä riippumatta nimetystä projektitiimistä. Uskomme, että tässä piilee salaisuus laadukkaisiin projekteihin, parhaisiin lopputuloksiin ja tärkeimpään asiakaslupaukseemme eli aina helppoon projektiin.

Kannustaisin myös asiakkaitamme kokeilemaan malleja, joissa tiimien voimaan ja osaamiseen luotetaan. Paras joukkue voi usein koostua hyvinkin erilaisista rooleista ja ennen kaikkea erilaisista ihmisistä.

 

Haluatko kuulla lisää ketterästä weladolaisuudesta? Lue alla olevista linkeistä aiemmat blogisarjan postaukset, tai kysy lisää!

PS. Pilotoinnissa olevan Miro-pohjan löydät täältä. Jaamme mielellämme kehitystyömme tuloksia!